沖縄でオフィスを移転するとき荷物はどうする？最適な方法を紹介します。
沖縄で事業を営んでおり、この度オフィスを移転したいと考えています。
移転準備のためにオフィス内の荷物をどこかに移しておく必要があるのですが、何か良い方法はありませんか？
また荷物を保管しておくときの注意点があれば知りたいです。
このような悩みをお持ちの方へ、オフィス移転の際の最適な荷物の保管方法と注意点を解説します。
移転するときのオフィス内の荷物はまとめてトランクルームへ
沖縄でオフィスを移転するとき、荷物はトランクルームへ預けてしまいましょう。
トランクルームとは会社や家で普段使わない書類や荷物を保管しておくために、倉庫の代わりとして借りることができる貸スペースです。
屋外から直接貸スペースに入るタイプと、屋内に貸しスペースがあるタイプがあります。
屋内にトランクルームがあるタイプは雨の日でも荷物が濡れなくてすみ、空調も管理されているので大切な荷物の保管に向いています。
トランクルームを活用する2つのメリット
トランクルームを活用するメリットはスペースと費用を有効に使えること、保管する荷物の湿気対策です。
それぞれ順番に解説します。
トランクルームは必要なスペースだけを借りられる
オフィスを移転するときの荷物を置いておく別の方法には、事務所やマンスリーマンションを借りる方法があります。
ですが、荷物を置いておくのには必要のないスペースもあるでしょう。
余分なスペースにも費用がかかってしまうことになります。トランクルームだと必要なスペースを借りるだけで済み、かかる費用も安くなるでしょう。
荷物には湿気対策も必要
企業の荷物で多いのは紙類ではないでしょうか。
今の時代はペーパーレス化が進んでいるとはいえ、オフィス内にはまだまだ紙の状態で保存している書類があります。
例えば法人の場合、確定申告書類や領収証類は過去７年間保存しておかなければならないと法律で定められています。
そのような書類は、普段オフィスで頻繁に見ることはありませんが、保管しておく必要があります。
特に沖縄では高温多湿な気候のため、書類を長期間保存しておくと湿気によるカビの心配があります。
屋内型トランクルームは24時間空調管理がされているので、風通しがよく書類の保存に最適です。
空調がしっかりしたトランクルームを選ぶことで、大切な書類がカビてしまうリスクを最小限に抑えることができます。
トランクルームで荷物を保管する場合の3つの注意点
トランクルームをオフィスの荷物置き場に使用する場合、注意しなければならない点は3つあります。
それはセキュリティ対策がしっかりしているかということ、駐車場から搬入がスムーズにできるかどうか、荷物の出し入れ時間についてです。
セキュリティ対策が万全なトランクルームを選びましょう
企業が保管している書類には社外秘のものもたくさんあります。
万が一外部に漏れてしまうことがあれば、その損害は大きなものとなってしまいます。
そのため多少費用が高くなったとしても、セキュリティ対策が万全であるトランクルームを選びましょう。
駐車場が便利だとトランクルームが使いやすい
トランクルームに併設されている駐車場も確認しておきましょう。
駐車場で車から荷物をおろし、トランクルームまでの距離が近いか、台車などでスムーズに運べるかどうかの下調べが必要です。
荷物を運びやすいトランクルームを選べば、第二のオフィスとして活躍してくれるでしょう。
荷物の出し入れ時間もチェック
トランクルームを選ぶときは、荷物の出し入れが24時間できるところを選ぶと良いです。
仕事の内容によっては、保管している書類を今すぐ確認したい、という場合があるかもしれません。
そのようなときに時間外だと困りますので、いつでも荷物を出し入れできるトランクルームが便利です。
移転以外でもトランクルームを利用するシーンはたくさんあります
オフィスの移転以外でもトランクルームを便利に使えるシーンをご紹介します。
空調管理されたトランクルームは在庫管理に最適
沖縄の企業で扱う商品は湿気対策が大変なものが多いのではないでしょうか。
季節外の商品を売れる時期まで置いておくのに、トランクルームは最適なスペースです。
例えば洋服の管理などは、湿気に悩まされることが多いでしょう。そういった在庫を管理しておくのに、トランクルームを活用しましょう。
イベント関連の荷物の保管場所として
定期的にイベントを開催している企業の場合、その時だけ使う荷物や道具があります。
例えば、折り畳みデスク、パイプ椅子、パーテーション、着ぐるみなどもあるかもしれません。
そういった荷物は普段の業務ではあまり使わないので、トランクルームに保管しておくとよいでしょう。
トランクルームを活用してオフィスを快適に
オフィスを移転するときの荷物保管にとても便利です。
またオフィスを移転するときだけではなく、普段でも企業の荷物整理にトランクルームを活用することができます。
セキュリティ対策や駐車場、荷物を出し入れできる時間など、ニーズにあったトランクルームを選ぶことが大切です。
荷物の管理をトランクルームに任せて、オフィスを快適な空間にしましょう。