カルテの保管場所で悩んだら沖縄ならトランクルームを利用しよう！保管するときの注意点も紹介！
医療機関ではカルテの保管場所で苦労していることがよくありますが、外部に保管することを考えたことがあるでしょうか。
沖縄ならトランクルームを活用するのが良い方法です。
この記事では保管場所としてトランクルームを選ぶべき理由や、預ける上での注意点などを紹介します。カルテ以外にも預けられるものを説明するので参考にして下さい。
沖縄でカルテを保管するならトランクルームへ
電子カルテの導入が急速に進められた影響で、カルテの取り扱い方にも悩むようになってきました。
現場で特に使わなくなってしまったとしてもカルテは保管義務があるので大切に保存しておく必要があります。
病院やクリニックの外部に保管しようと考えたときに、沖縄ではレンタル倉庫などを使うこともできるでしょう。
しかし、安全で安心して預けられるという点ではトランクルームが優れています。トランクルームで保管するのは何がメリットなのでしょうか。
トランクルームでカルテを保管したほうが良い理由
トランクルームでカルテを保管するのが良い理由として代表的なのが以下の3つです。
現場のスペースを確保できる
そもそも外部に出さずに院内で保管しようと考えるかもしれませんが、患者が多いほどカルテの量もかなり多くなります。
今後は電子カルテに移行して必要なスペースも減っていくことになるでしょう。
このタイミングで一括してスペースを確保すれば、その場所に医療機器を入れたり、デスクを増やしたりするなどの有効活用ができます。
コストパフォーマンスが高い
外部に保管するときの候補としてトランクルームはコストパフォーマンスが高いのがメリットです。
スペースの広さに応じて月額料金を支払う仕組みになっているので、保管したいカルテの量に応じて契約先を選べます。
量が減ってきたら小さいところに移動して料金を下げることもできるのも魅力です。
セキュリティーが充実している
沖縄のトランクルームでは大切なものを預けたい人も安心して使えるようにセキュリティーが充実しているところがほとんどです。
カルテは個人情報なので適正管理が必要になります。
監視カメラや二重ロックなどの色々なセキュリティー対策をしているところがあるので安心して利用できるでしょう。
トランクルームでカルテを保管するときの注意点
トランクルームにカルテを預けるときには注意点があります。以下の3つに留意して準備を進めるようにしましょう。
保管期限ごとに分類する
カルテをトランクルームに預けるときには保管期限ごとに分類しておくように注意しましょう。
不要になったものは順番に処分していき、必要以上にスペースを取らないようにするのがコストパフォーマンスを上げるコツだからです。
セキュリティーを重視してトランクルームを選ぶ
沖縄のトランクルームではセキュリティーが充実しているところが多いのは確かですが、そうでもないところもないわけではありません。
盗難のリスクが少ないセキュリティー設計になっているかをよく確認してトランクルームを選ぶようにしましょう。
室内で空調が効いているトランクルームにする
カルテの保管ではトランクルームの仕様にも注意しましょう。
書類の保管に適している室内のトランクルームで、24時間空調になっていて温度も湿度も制御されているところを選ぶのが良い方法です。
劣化してしまうと問題になるので屋外トランクルームなどは避けましょう。
病院関係ではカルテ以外にもこんなものを預けられる
トランクルームではカルテ以外にも色々なものを預けられるので、すぐに手元から出せるようにする必要がないものを保管しておくと良いでしょう。
レントゲンフィルムなどのような小物類も一緒にトランクルームに保管しておくことができます。
冷凍設備などは入れられませんが、常温で保管可能なものなら大抵預けられると考えて良いでしょう。
使わなくなったけれど捨てずに保管しておきたい医療機器を保管するのにも適しています。
過剰ストックになってしまった消耗品や支給用の白衣なども置いておいても良いでしょう。
クリニックでは季節に応じて内装を変えることもあるでしょう。
その季節小物の保管場所としてトランクルームを利用することも可能です。
普段から現場に置いておく必要がないものはトランクルームに移してしまっても良いのではないかと考えてみると良いでしょう。
カルテの保管はトランクルームへ
医療機関では電子カルテの導入に伴って紙媒体のカルテの保管方法で悩むようになってきました。
しかし、沖縄ではカルテの保管に適した設備や環境、セキュリティーが整っているトランクルームを利用できます。
現場に置いてある必要がない医療機器などと合わせて預けてしまい、現場のスペースを確保して有効活用していきましょう。
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