沖縄の法人に聞いた！トランクルームの活用術と利用するメリットとは？
「過去の書類をはじめとする資料が増えすぎて、事務所に収まらない」という悩みを抱えている企業は意外と多いものです。
中でも沖縄の法人は、スペースの確保はもちろんのこと、「湿気」という大敵から書類などを守らなければならず、苦労しているところもたくさんあるでしょう。
そんなときに活用したいのがトランクルームです。今回は沖縄の法人のトランクルーム活用術やトランクルームを利用するメリットを紹介します。
トランクルームは法人名義でも契約可能？
結論から言うと、トランクルームは法人でも使用できます。多くのトランクルームが個人契約とは別に「法人契約」という枠を設けているのです。
ですから、法人名義でトランクルームを契約すれば、使用料などは経費として計上できるでしょう。
また、多くのトランクルームでは、防犯上の理由でトランクルーム内に立ち入ることができることができる人を限っています。
個人契約だと、契約者以外はルーム内に立ち入ることができないルールになっていることが珍しくありません。
しかし、法人契約ならば、会社の社員ならば荷物の出し入れが可能、というところが多いでしょう。
法人向けにトランクルームを選ぶ際のポイント
法人向けのトランクルームを選ぶ際、注目すべきポイントは2つあります。
1つは荷物を出し入れできる時間帯、もう1つは防犯体制です。法人が預ける荷物の中には、社外秘の書類などもあるでしょう。
万が一盗難の被害に会えば、損害は計り知れません。多少費用は高くても、防犯設備がしっかりとしているところを選びましょう。
また、荷物が出し入れできる時間帯もチェックしておくことが大切です。
会社によっては、業務の兼ね合いで朝早く、もしくは夜遅くに荷物の出し入れをしなくてはいけないこともあります。
荷物を出し入れできる時間帯が限られていると不便です。ですから、24時間出し入れできるところを選びましょう。
この他、注目するポイントとしては駐車場の有無や会社からの距離が上げられます。
駐車場があれば重い荷物の出し入れも苦労しません。また、会社から近ければ、第二のオフィスのような感覚で使用できるでしょう。
法人がトランクルームを使うメリット
現在は、ペーパーレス化が盛んな時代です。しかし、一昔前までは重要書類は「紙」の状態で残しておくのが当たり前でした。
会社では、古い書類は順次破棄していきますが、重要書類は資料として残しておくところも多いでしょう。
歴史ある会社ほど、資料として残してある書類類に収納スペースを圧迫されてしまいます。
そこで、トランクルームを利用すれば、限りある収納スペースを有効活用できるのです。
新しくオフィスを借りるより、トランクルームの方が費用もかかりません。
また、オフィスビルが古い場合、トランクルームの方が防犯がしっかりしているというケースもあります。
トランクルームは貴金属や有価証券を預けることはできませんが、社外秘の書類などは預けることができます。
「オフィスに置いておくより安心だから」という理由でトランクルームに重要書類を預けるケースもあるのです。
この他、オフィスの引越しやリフォームのため、数ヶ月だけ荷物の預け先を探している場合も、トランクルームを利用するメリットが大きいでしょう。
沖縄の法人のトランクルーム活用術
沖縄は、本州に比べると高温多湿です。そのため、書類が湿気で劣化しやすくなっています。
オフィスに人がいるときは空調が効いていますが、夜間や休日になると空調を切ってしまうオフィスビルも珍しくありません。
ですから、場所によっては収納スペースにカビが生えやすくなっています。トランクルームならば24時間空調が効いているところが多いのです。
ですから、「収納スペースには余裕があるが、書類を良好な状態で保管しておくためにトランクルームを使う」というところもあります。
また、沖縄の法人は本州の支店も多くあります。そのため、本州から社員が出張する際は、資料を抱えてくるというケースも多いでしょう。
また、沖縄に本社がある法人も離島に支店がある場合は、同様に資料を抱えて出張することもあります。
紙は意外と重いので大荷物になった場合は大変です。
そこで、現地でトランクルームを借りていれば、荷物を運ぶ苦労もなくオフィスを新たに借りるより安上がりなのです。
第二のオフィス感覚でトランクルームを使いこなそう。
沖縄の法人は湿気対策や荷物の一時保管場所といった感じで、トランクルームを活用しているところが多いのです。
これは、本州の企業も同じことができるでしょう。
トランクルームというと「滅多に使わないものを預ける場所」というイメージがありますが、法人の場合は第二のオフィス感覚で使ってみるのがおすすめです。
新しくオフィスを借り直すより、費用も節約できるでしょう。